Newsletter jest narzędziem służącym do prowadzenia elektronicznego marketingu.
Korzystanie z newslettera umożliwia podtrzymywanie kontaktów z klientami, którzy zapisali się na listę subskrybentów i wyrazili tym samym zgodę na otrzymywanie informacji mailowych wysyłanych przez sklep.
Moduł newslettera zapewnia możliwość tworzenia szablonów wiadomości za pomocą wewnętrznego edytora. Istnieje również możliwość przygotowania wiadomości mailowej za pomocą zewnętrznego oprogramowania (np. programu pocztowego) i zaimportowania gotowego pliku w formacie *.eml do bazy newslettera.
Wysyłka wiadomości przeprowadzana jest przez administratora sklepu, który przed wysyłką może wybrać grupę tematyczną newslettera, a także wskazać inne dodatkowe kryteria, dzięki czemu wiadomości mogą trafić do zawężonej grupy odbiorców (np. do klientów, którzy dokonali zakupu w ciągu ostatniego miesiąca za kwotę przynajmniej 200zł i zapisali się do grupy tematycznej o nazwie „Promocje specjalne”).
Główna sekcja modułu Newsletter, zatytułowana Wiadomości, zapewnia możliwość tworzenia szablonów wiadomości, importowania wiadomości w formacie *.eml oraz przeprowadzania wysyłki newslettera na podstawie przygotowanego szablonu wiadomości do określonej grupy odbiorców.
Po kliknięciu w tę sekcję na ekranie wyświetlają się 3 zakładki: Wiadomości, Wiadomości importowane oraz Historia wysyłania.
Pierwsza z zakładek (Wiadomości) przechowuje listę szablonów wiadomości, stworzonych przy pomocy edytora newslettera. Administrator może tworzyć nowe szablony, dokonywać ich edycji oraz wykonać wysyłkę wiadomości do określonego kręgu adresatów.
Druga z zakładek (Wiadomości importowane) przechowuje listę szablonów wiadomości zaimportowanych do systemu w postaci plików w formacie *.eml, które zostały wcześniej przygotowane za pomocą zewnętrznego oprogramowania. Administrator nie ma możliwości edycji tych wiadomości i może wyłącznie dokonać ich wysyłki (wysyłka wygląda identycznie, jak w przypadku wiadomości przygotowanych za pomocą edytora).
Ostatnia z zakładek (Historia wysyłania) przechowuje listę terminów (data, godzina), w których następowała wysyłka wiadomości (z podaniem tematów wysłanych wiadomości). Dzięki temu można odszukać, która wiadomość była wysyłana w przeszłości.
Wiadomości
Dla każdej pozycji w tabeli wyświetlany jest Temat i Data utworzenia wiadomości oraz dostępne są przyciski: Podgląd (wyświetla wiadomość w finalnej formie z zachowaniem stylistyki newslettera), Historia (wyświetla listę terminów, w których następowała wysyłka tej wiadomości), Wyślij (przechodzi do opcji wysyłki newslettera do zapisanych użytkowników; opcja ta została opisana w dalszej części instrukcji), Edytuj (umożliwia zmianę treści wiadomości) oraz Usuń (usuwa szablon wiadomości z systemu).
Ponad tabelą dostępny jest przycisk Dodaj wiadomość (ikona „+”).
Kliknięcie w Dodaj wiadomość lub w Edytuj przy wybranym szablonie wiadomości wywołuje nowe okienko zawierające takie same elementy bez względu na to, czy dodajemy nową wiadomość czy też edytujemy istniejący szablon.
Okienko to zawiera dwie zakładki, które zostały omówione poniżej:
Edycja wiadomości
W tej zakładce wprowadzamy podstawowe dane dotyczące szablonu wiadomości, czyli:
Moduły wiadomości
Podstawowa część wiadomości składa się z tematu i podtytułu wiadomości, które tworzą nagłówek oraz z treści wiadomości, która wyświetlana jest pod spodem. Administrator ma możliwość rozszerzenia szablonu wiadomości o dodatkowe elementy, tzn. może zamieścić pod podstawową częścią wiadomości kilka dodatkowych modułów z dodatkową treścią.
Moduły te mogą być dwojakiego rodzaju: moduł tekstowy (składa się z nagłówka i treści, czyli wygląda on podobnie do podstawowej części wiadomości) albo moduł z produktami (prezentuje listę wybranych produktów, która wyświetlana jest pod nagłówkiem tekstowym). Takich modułów w obrębie wiadomości można umieścić wiele, dzieląc w ten sposób szablon na kilka odrębnych sekcji.
W zakładce Moduły wiadomości wyświetlana jest lista tych dodatkowych modułów z oznaczeniem nagłówka oraz rodzaju modułu (tekstowy / z produktami). Każdą pozycję można edytować (przycisk Edytuj), usunąć (przycisk Usuń), a także zmienić jej pozycję na liście (za pomocą przycisku ^, który przenosi wybraną pozycję o jedną pozycję „w górę” na liście). Tabela wspiera również technikę drag&drop – aby dokonać zmiany kolejności wystarczy kliknąć lewy przycisk myszy na wybranym wierszu i trzymając przyciśnięty klawisz przesunąć daną pozycję w odpowiednie miejsce w tabeli. Po puszczeniu klawisza myszy przesunięty wiersz znajdzie się na nowym miejscu.
U góry ekranu wyświetlane są 2 przyciski, które służą do dodania nowego modułu (modułu tekstowego albo modułu z produktami) i zamieszczenia go na końcu listy. Kliknięcie dowolnego z tych przycisków wywołuje nowe okienko, które wygląda identycznie jak okienko edycji istniejącego modułu.
Poniżej zostały opisane obie opcje dodawania (edycji) w zależności od rodzaju modułu:
Dodaj moduł tekstowy (bądź edycja modułu tekstowego) – w nowym okienku wyświetla się formularz zawierający dwa elementy: Nagłówek oraz Treść.
Treść wiadomości wprowadzana jest przy pomocy edytora, którego funkcjonalność opisana została na poprzednich stronach niniejszej instrukcji (w sekcji Sklep AptusShop -> Edytor tekstu).
Kliknięcie Zatwierdź pod formularzem zamyka okienko i dokonuje zmiany na liście modułów.
Dodaj moduł z produktami (bądź edycja modułu z produktami) – moduł tego rodzaju służy do wyświetlenia sekcji zawierającej jeden lub kilka produktów. W nowym okienku wyświetla się formularz zawierający dwa pola: Nagłówek oraz Liczba kolumn, pod którymi widnieje lista produktów, które będą wyświetlane w tej sekcji szablonu wiadomości. Wartość określona w polu Liczba kolumn (do wyboru 1, 2 lub 3) decyduje o sposobie wyświetlania produktów, tzn. w ilu kolumnach będą wyświetlane kolejne pozycje.
W celu dodania produktów do modułu, należy kliknąć Dodaj produkty, w wyniku czego w nowym okienku wyświetli się wyszukiwarka produktów. Po zatwierdzeniu kryteriów wyszukiwania na ekranie pojawi się lista produktów, zawierająca przy każdej pozycji pole checkbox. Zaznaczenie jednego lub kilku produktów, a następnie kliknięcie Dodaj produkty pod tabelą zamyka okienko i dodaje wskazane polami checkbox produkty na końcu listy.
Produkty na liście można edytować (przycisk Edytuj), usuwać (przycisk Usuń), a także zmieniać ich pozycję na liście (za pomocą przycisku ^, który przenosi wybraną pozycję o jedną pozycję „w górę” na liście). Tabela wspiera również technikę drag&drop – aby dokonać zmiany kolejności wystarczy kliknąć lewy przycisk myszy na wybranym wierszu i trzymając przyciśnięty klawisz przesunąć daną pozycję w odpowiednie miejsce w tabeli. Po puszczeniu klawisza myszy przesunięty wiersz znajdzie się na nowym miejscu.
Na uwagę zasługuje fakt, że wejście w edycję produktu z listy produktów przypisanych do modułu wiadomości otwiera formularz, w którym można edytować następujące pola: Nazwa, Cena, Stara cena oraz Opis. Są to pola, których nie wprowadza się podczas dodawania produktu do modułu wiadomości.
Omawiane pola wypełniane są automatycznie podczas dodawania produktu do wiadomości poprzez przepisanie ich z pól, które istnieją w definicji produktu (pole Opis pobierane jest z pola Krótki opis istniejącego w definicji produktu). Oznacza to, że w momencie dodawania produktu do newslettera utworzona zostaje kopia tych czterech parametrów.
W formularzu edycji produktu w ramach modułu newslettera pola te można zmienić, co oznacza, że jeżeli dodamy produkt do wiadomości newslettera, a następnie będziemy edytować sam produkt (w zakładce Produkty dostępnej z menu głównego), to zmiany dokonane w produkcie nie będą miały wpływu na dane widniejące w newsletterze.
Stan ten można zmienić zaznaczając pole checkbox Aktualizuj przy wysyłaniu newslettera w formularzu edycji produktu w ramach modułu newslettera. Wtedy każdorazowa wysyłka newslettera będzie pobierała dane bezpośrednio z definicji produktu (z danych zdefiniowanych w zakładce Produkty dostępnej z menu głównego) i zamieszczała te dane przed wysyłką w odpowiednich polach modułu produktowego newslettera.
Kliknięcie Zatwierdź pod formularzem zamyka okienko i dokonuje zmian na liście modułów.
Po zakończeniu edycji / dodawania nowej wiadomości należy kliknąć Zatwierdź w głównym okienku edycyjnym wiadomości.
Wiadomości importowane
Oprócz tego dla każdej wiadomości istnieją przyciski: Pobierz (pobiera plik umożliwiając zapisanie go na lokalnym dysku), Historia (wyświetla listę terminów, w których następowała wysyłka tej wiadomości), Wyślij (przechodzi do opcji wysyłki newslettera do zapisanych użytkowników; opcja ta została opisana w dalszej części instrukcji) oraz Usuń (usuwa plik wiadomości z systemu).
Ponad tabelą dostępny jest przycisk Importuj wiadomość, którego kliknięcie otwiera nowe okienko umożliwiające wskazanie pliku na lokalnym dysku, który zostanie wczytany do bazy wiadomości newslettera.
Historia wysyłania
W tabeli przedstawione są następujące informacje:
Wysyłanie wiadomości do użytkowników (subskrybentów newslettera)
W każdej z zakładek: Wiadomości oraz Wiadomości importowane na liście szablonów newslettera przy każdej pozycji dostępne są przyciski Wyślij. Kliknięcie w taki przycisk otwiera nowe okienko umożliwiające wysłanie newslettera z użyciem wskazanego szablonu wiadomości.
Okienko wysyłki zawiera dwie zakładki: Wysłanie testowe oraz Wysłanie do klientów.
Pierwsza z nich daje możliwość testowego wysłania pojedynczej wiadomości pod podany adres mailowy. Administrator może więc wpisać swój adres, a następnie obejrzeć wysłaną wiadomość po jej odebraniu w swoim lokalnym programie pocztowym.
Zakładka Wysłanie do klientów służy do przeprowadzenia masowej wysyłki maili, które zostaną wysłane do wszystkich subskrybentów newslettera spełniających kryteria zadane w wyświetlonym formularzu.
Formularz wysyłki wiadomości zawiera następujące pola:
Kryterium wyboru grupy docelowej użytkowników na podstawie zamówień (ostatnie 3 pola formularza) ma charakter koniunkcji podanych warunków. Oznacza to, że jeżeli określimy np. początkowy przedział wartości zamówienia na 300,00 zł, liczbę zamówień na minimum 2 oraz datę początkową zamówień na 01-01-2012r., to system zawęzi wysyłkę newslettera do użytkowników, którzy począwszy od 01-01-2012r. złożyli przynajmniej 2 zamówienia o wartości nie mniejszej niż 300,00 zł. Warunki dotyczące zamówień nie muszą być zadane – wówczas newsletter zostanie wysłany do określonych grup tematycznych bez względu na to, jakie użytkownicy składali zamówienia.
Kliknięcie w przycisk Wyślij rozpoczyna wysyłkę maili do subskrybentów.
Przed dokonaniem wysyłki możliwe jest pobranie listy adresów, pod które zostaną wysłane wiadomości. Można tego dokonać klikając w Zapisz listę maili do CSV. Plik tekstowy, który można pobrać na swój lokalny komputer, zawiera listę adresów e-mail, które spełniają kryteria zadane w formularzu wysyłki.
Na uwagę zasługuje fakt, że baza użytkowników newslettera jest rozłączna z bazą danych klientów. Oznacza to, że subskrybentem newslettera może być osoba, która nigdy nie dokonała w sklepie jakiegokolwiek zakupu.
Jeżeli w parametrach wysyłki newslettera zostały zadane kryteria dotyczące zamówień, wówczas system przeszukuje bazę zamówień łącząc je z użytkownikami newslettera na podstawie adresu e-mail, który musi wystąpić zarówno na liście subskrybentów newslettera jak i w bazie klientów i zamówień.
Jeżeli wiadomość newslettera była już wcześniej wysyłana, w górnej części okienka pojawia się stosowny komunikat oraz dostępny jest link do historii wysyłania tego szablonu.
Grupy tematyczne newslettera są wybierane przez użytkowników sklepu podczas zapisywania się do newslettera. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy w systemie istnieje tylko jedna grupa tematyczna – wówczas użytkownik podczas subskrypcji newslettera podaje tylko swój adres e-mail.
Po kliknięciu w sekcję Newsletter -> Grupy tematyczne pojawia się lista grup z możliwością ich edycji (przycisk Edycja grupy) oraz usuwania (przycisk Usuń grupę). Dla każdej grupy dostępny jest również przycisk Pobierz adresy email z wybranej grupy, który umożliwia pobranie (plik w formacie CSV) listy adresów e-mail subskrybentów, którzy zapisani są do danej grupy. Ponadto w tabeli wyświetlają się atrybuty Aktywna (Tak/Nie) oraz Domyślna (Tak/Nie), z możliwością zmiany stanu na przeciwny poprzez kliknięcie w ikonę.
Kliknięcie w Dodaj grupę lub w Edycja grupy przy wybranej pozycji na liście otwiera w nowym okienku formularz definicji grupy tematycznej, który zawiera 3 pola:
UWAGA!! Z chwilą usunięcia grupy tematycznej, usunięte zostają również wszystkie adresy e-mail użytkowników, które były do niej przypisane.
Baza adresowa zawiera wszystkie adresy e-mail użytkowników, którzy zapisali się do newslettera. Administrator ma możliwość przeglądania bazy użytkowników, ich ręcznej edycji oraz usuwania.
Po wybraniu pozycji menu Newsletter -> Baza adresowa na ekranie wyświetlają się zakładki: Podsumowanie, Szukaj użytkownika, Wyniki wyszukiwania (ostatnia wyświetla się dopiero po zatwierdzeniu kryterium wyszukiwania zadanego w zakładce Szukaj użytkownika).
Podsumowanie pokazuje aktualną liczbę użytkowników (unikalnych adresów e-mail), którzy zapisali się do newslettera i są aktywni (tzn. przypisani do którejkolwiek z grup tematycznych). Oprócz tego wyświetlana jest lista aktywnych grup tematycznych wraz z liczbą użytkowników, którzy zapisali się do poszczególnych grup. Suma użytkowników przypisanych do poszczególnych grup może być różna od całkowitej liczby użytkowników newslettera, gdyż każdy użytkownik może być przypisany jednocześnie do kilku różnych grup.
Szukaj użytkownika – wyszukiwarka użytkowników, w której można zadać adres e-mail oraz zaznaczyć wybrane grupy tematyczne. Domyślnie zaznaczone są wszystkie grupy tematyczne – czyli po zatwierdzeniu formularza pojawią się wszyscy aktywni użytkownicy newslettera. Jeżeli chcemy wyświetlić wszystkich użytkowników, którzy nie są aktywni w żadnej z grup, należy odznaczyć wszystkie grupy.
W wyszukiwarce użytkowników istnieje również kryterium Wycofanie zgody na konto z następującymi opcjami: „Pomiń użytkowników, którzy wypisali się”, „Szukaj również użytkowników, którzy wypisali się”, „Szukaj tylko tych użytkowników, którzy wypisali się”.
Dokonany wybór pozwala na wyświetlenie bądź nie również tych użytkowników, którzy samodzielnie wypisali się z newslettera. Jeżeli użytkownik wypisze się z newslettera, to jego adres e-mail przestaje być aktywny w newsletterze, ale pozostaje on w bazie danych ze specjalnym oznaczeniem, że użytkownik wycofał zgodę na newsletter. Przy danym adresie e-mail pozostają zapisane wcześniej zgody dotyczące newslettera oraz data i godzina wycofania tych zgód (data wypisania z newslettera). W tabeli z listą użytkowników te adresy e-mail, które zostały wypisane z subskrypcji są specjalnie oznaczone (tekst pochylony i jaśniejsza czcionka). Administrator ma możliwość ręcznego usunięcia adresu e-mail z bazy danych newslettera.
Po zatwierdzeniu formularza wyszukiwarki wyświetla się zakładka Wyniki wyszukiwania, która przedstawia tabelę zawierającą listę wszystkich użytkowników (unikalnych adresów e-mail). Dla każdego użytkownika podana jest lista grup tematycznych, do których zapisany jest użytkownik oraz dostępne są klawisze Edytuj oraz Usuń.
Ponad tabelą dostępny jest przycisk Dodaj użytkownika, który w nowym okienku wyświetla dwuelementowy formularz zawierający:
Wejście w edycję użytkownika wyświetla podobny formularz jak w przypadku dodawania nowego użytkownika, przy czym grupy tematyczne wyświetlone są w tabeli, która oprócz nazwy grupy tematycznej wyświetla dodatkowo informację o dacie, w której użytkownik został przypisany do danej grupy (Data zapisania). Tabela zawiera również kolumnę Data wypisania – jeżeli użytkownik został wypisany z danej grupy, data tej czynności zostaje odnotowana w tym polu.
Ponadto w tabeli wyświetlane jest pole Pochodzenie – możliwe wartości to: Subskrypcja newslettera (przypisanie do grupy tematycznej nastąpiło w wyniku subskrypcji newslettera przez użytkownika), Zamówienie (przypisanie do grupy tematycznej nastąpiło w wyniku subskrypcji newslettera przez użytkownika dokonanej w trakcie składania zamówienia), Administrator (przypisanie do grupy tematycznej nastąpiło w wyniku działania Administratora sklepu).
Dla każdej z grup dostępne jest pole checkbox (kolumna Aktywny), które oznacza, czy użytkownik jest bądź nie jest zapisany do określonej grupy. Zmiana dokonana w zakresie pól checkbox, a następnie zatwierdzenie formularza skutkuje zmianą przypisania użytkownika do określonych grup tematycznych (zmianie mogą ulec pola Data zapisania oraz Data wypisania).
Na dole wyświetla się tabela „Lista zgód”, w której zawarte są wszystkie klauzule / zgody, które zostały zaakceptowane przez klienta w trakcie subskrypcji newslettera. W przypadku rezygnacji z subskrypcji, w tabeli odnotowywane jest wycofanie udzielonych wcześniej zgód. W tabeli wyświetlają się następujące kolumny: Opis (klauzuli), Data akceptacji zgody, Zgoda (Tak – oznacza wyrażenie zgody, Nie – oznacza wycofanie zgody). Dla każdej pozycji dostępny jest przycisk Szczegóły, który wywołuje okienko zawierające oprócz danych z listy zgód następujące informacje: Typ klauzuli / zgody, Adres IP klienta, Treść klauzuli / zgody (aktualną w momencie akceptacji przez klienta). Więcej informacji o klauzulach / zgodach można przeczytać w niniejszej instrukcji w sekcji Dane osobowe -> Rejestr zgód.
Uwaga! Funkcjonalność umożliwiająca administratorowi sklepu zarządzanie użytkownikami powinna być używana sporadycznie, gdyż klienci sami zapisują się do newslettera oraz sami mogą się z niego wypisać. Ręcznego dodawania użytkowników do newslettera nie zaleca się ze względu na fakt, że użytkownik powinien przed zapisem do newslettera wyrazić na to zgodę.
Omawiany moduł służy do definiowania okienka, które wyświetlane jest na stronie głównej (lub dowolnej innej stronie) przy pierwszym wejściu na strony sklepu przez danego klienta.
O tym, czy zdefiniowane okienko toplayer jest wyświetlane decyduje obecność pliku cookie, który zostaje zapisany w pamięci przeglądarki internetowej przy pierwszej wizycie na stronach sklepu. Brak pliku cookie oznacza, że toplayer zostanie wyświetlony. Zapisany plik cookie blokuje wyświetlanie toplayera.
Po kliknięciu w zakładkę „Toplayer z zapisem na Newsletter” wyświetla się tabela z listą zdefiniowanych okienek Toplayer. Lista może zawierać maksymalnie 2 elementy – można zdefiniować okienko, które będzie się wyświetlało wyłącznie na stronie głównej i osobne okienko, które wyświetlać się będzie na dowolnej podstronie.
Jeżeli zdefiniujemy 2 okienka – wyświetlające się na stronie głównej i na dowolnej podstronie, wówczas jeżeli użytkownik po raz pierwszy wejdzie na stronę główną, to zostanie mu wyświetlone okienko ze strony głównej. Przy kolejnym przeładowaniu strony pojawi się okienko przeznaczone na dowolną podstronę, nawet jeżeli użytkownik przeładuje ponownie stronę główną.
Ponad tabelą dostępny jest przycisk Dodaj okienko toplayer, które otwiera formularz definicji okienka zawierający następujące pola:
Z poziomu listy okienek dostępne są przyciski Edytuj, Usuń oraz przycisk zmieniający status Aktywne na przeciwny. Formularz edycji okienka wygląda analogicznie do formularza dodawania nowego okienka.
Od strony klienta sklepu proces zapisu na newsletter / wysyłki kodu rabatowego wygląda następująco:
Klient wpisuje adres e-mail w okienku toplayer wyrażając chęć zapisu do newslettera.
Sklep wysyła mail do klienta z prośbą o potwierdzenie subskrypcji poprzez kliknięcie w link zawarty w mailu i potwierdzenie na docelowej stronie internetowej.
Jeżeli włączony jest moduł kodów rabatowych i z okienkiem toplayer połączona jest akcja rabatowa, wówczas po potwierdzeniu subskrypcji klient otrzymuje mail z kodem rabatowym i dodatkową informacją (pole Informacja wysyłana mailem wraz z kodem rabatowym).
